Kaip efektyviai valdyti bendruomenės projektus: nuo idėjos iki įgyvendinimo per 30 dienų

Kodėl 30 dienų yra magiškas skaičius bendruomenės projektams

Žinot ką? Dauguma bendruomenės projektų žlunga ne dėl blogų idėjų, o dėl to, kad jie tiesiog užtrunka per ilgai. Žmonės praranda entuziazmą, gyvenimas įsikiša, ir štai jūsų nuostabus planas organizuoti kaimynystės šventę ar sutvarkyti vietinį parką tiesiog… išgaruoja.

Trisdešimt dienų – tai tas laikotarpis, kai žmonės dar prisimena, kodėl jiems tai rūpėjo. Tai pakankamai laiko ką nors realaus nuveikti, bet ne tiek ilgai, kad visi pamirštų apie projektą. Aš pats esu dalyvavęs projektuose, kurie vilkosi mėnesius, ir tiesą sakant, po trečio susirinkimo pusė komandos jau galvojo apie savo vasaros atostogas, o ne apie projekto tikslus.

Greitumas kuria momentumą. Kai matote rezultatus per trumpą laiką, tai užkrečia visus aplink. Kaimynai pradeda klausinėti, savanoriai patys atsiranda, o vietinės įmonės staiga nori prisidėti. Tai kaip sniego gniūžtė – tik gerąja prasme!

Pirmoji savaitė: nuo migloto troškimo iki konkretaus plano

Gerai, turite idėją. Galbūt norite sukurti bendruomeninį darželį, organizuoti gatvės šventę ar surengti edukacinių seminarų seriją. Bet štai problema – dauguma žmonių čia ir įstringa. Jie šneka apie idėją, svajoja apie ją, bet niekada nepereina prie veiksmų.

Pirmosios trys dienos turi būti skirtos idėjos konkretizavimui. Ne svajojimui – būtent konkretizavimui! Paimkite popieriaus lapą (taip, fizinį, ne dar vieną skaitmeninį dokumentą, kurį pamiršite) ir atsakykite į šiuos klausimus:

Kas tiksliai bus padaryta? Ne „pagerintas bendruomenės gyvenimas”, o „pasodintos 50 gėlių vazonų pagrindinėje gatvėje” arba „surengtas 3 valandų festivalis su 5 vietiniais atlikėjais”.

Kam tai skirta? Jaunoms šeimoms? Senjorrams? Visiems? Kuo konkretesnis jūsų tikslinės auditorijos aprašymas, tuo lengviau priimti sprendimus vėliau.

Kodėl tai svarbu dabar? Jei negalite atsakyti, kodėl tai turi įvykti per artimiausius 30 dienų, galbūt projektas nėra pakankamai skubus.

Ketvirtą ir penktą dienas skirkite komandos formavimui. Jums nereikia armijos – reikia 3-7 įsipareigojusių žmonių. Daugiau nei septyni, ir susirinkimai virsta chaotiškomis diskusijomis. Mažiau nei trys, ir viskas gula ant vieno žmogaus pečių.

Šeštą ir septintą dienas sukurkite vieno puslapio veiksmų planą. Taip, vieno puslapio! Jei negalite aprašyti savo projekto viename puslapyje, jis per sudėtingas 30 dienų laikotarpiui. Šiame plane turi būti: konkretus tikslas, pagrindiniai žingsniai (ne daugiau kaip 8-10), atsakingi asmenys ir datos.

Antroji savaitė: resursų medžioklė ir partnerysčių kūrimas

Dabar prasideda tikrasis darbas. Turite planą, turite komandą – laikas gauti tai, ko reikia projektui įgyvendinti. Ir čia daugelis daro klaidą: jie mano, kad jiems reikia pinigų. Bet tiesą sakant, pinigai dažnai yra paskutinis dalykas, kurio jums reikia.

Pradėkite nuo to, ką galite gauti nemokamai ar mainais. Reikia erdvės renginiui? Vietinė mokykla, biblioteka ar bažnyčia dažnai mielai skolina patalpas bendruomenės iniciatyvoms. Reikia garso aparatūros? Kažkieno pusbrolis tikrai turi ir norės padėti. Reikia maisto? Vietinė kepykla galbūt atiduos vakarykščius pyragelius.

Partnerystės yra jūsų superga ginklė. Vietinės įmonės nori būti matomos bendruomenėje. Joms nereikia mokėti tūkstančių – jos nori asocijuotis su kažkuo geru. Pasiūlykite jiems matomumą mainais už paramą. Jų logotipas ant plakatų, paminėjimas socialiniuose tinkluose, padėka per renginį – tai kainuoja jums nieko, bet jiems turi vertės.

Aštuntą iki dešimtos dienos skirkite tiesioginiams kontaktams. Skambinkite, rašykite el. laiškus, eikite asmeniškai. Taip, tai šiek tiek baugina, bet žinote ką? Žmonės mėgsta padėti. Jie tik laukia, kol kas nors paprašys. Ir kai prašote konkrečiai („Ar galėtumėte paskolinti 10 kėdžių šeštadienio popietei?”), atsakymas dažniausiai būna „taip”.

Vienuoliktą ir dvyliktą dienas sudarykite visų resursų sąrašą ir sukurkite atsarginį planą. Kas nutiks, jei lietus? Kas, jei pagrindinis kalbėtojas susirgs? Kas, jei ateis dvigubai daugiau žmonių nei tikėjotės? Turint atsarginį planą, jūs miegate ramiau.

Keturioliktą dieną – ir tai labai svarbu – padarykite komandos susitikimą ir patikrinkite, ar visi dar kartu. Tai pusė kelio taškas. Kai kurie žmonės galbūt jau išseko. Perskirstykite užduotis, jei reikia. Geriau sužinoti dabar nei likus trims dienoms iki renginio.

Trečioji savaitė: komunikacija, komunikacija ir dar kartą komunikacija

Galite turėti geriausią projektą pasaulyje, bet jei niekas apie jį nežino, kas iš to? Trečioji savaitė yra apie tai, kaip papasakoti pasauliui (arba bent jau jūsų kaimynystei), kas vyksta.

Socialiniai tinklai yra akivaizdus pasirinkimas, bet neužmirškite senųjų gerųjų metodų. Fiziniai plakatai veikia. Ypač vyresnio amžiaus žmonėms, kurie galbūt nėra Facebook’e. Pakabinkite juos parduotuvėse, bibliotekoje, bendruomenės centruose, ant informacinių lentų.

Vietinės žiniasklaidos priemonės – laikraščiai, radijo stotys, vietiniai tinklaraščiai – dažnai ieško vietinių istorijų. Parašykite jiems trumpą, įdomų pranešimą spaudai. Ne nuobodų oficialų tekstą, o kažką, kas skamba žmogiškai: „Grupė kaimynų nusprendė, kad mūsų gatvei reikia daugiau spalvų, ir štai ką jie daro…”

Penkioliktą iki septynioliktą dienas sukurkite komunikacijos bangą. Nepublikuokite visko iš karto – paskirstykite informaciją. Pirmiausia – pranešimas apie projektą. Po kelių dienų – užkulisių nuotrauka iš pasiruošimo. Dar vėliau – interviu su vienu iš komandos narių. Palaikykite susidomėjimą gyvą.

Asmeninis kvietimas yra galingiausias įrankis. Jei tikrai norite, kad žmonės ateitų ar dalyvautų, paklauskite jų asmeniškai. Žodžiu, ne per bendrą el. laišką. „Labai norėčiau, kad ateitum” veikia šimtą kartų geriau nei „Visi kviečiami”.

Aštuonioliktą ir devynioliktą dienas padarykite tai, ką aš vadinu „energijos patikrinimu”. Ar žmonės reaguoja? Ar matote susidomėjimą? Jei ne, dar turite laiko pakoreguoti savo komunikacijos strategiją. Galbūt jūsų žinutė nėra pakankamai aiški. Galbūt publikuojate ne tuo metu. Galbūt naudojate per daug žargono.

Dvidešimtą dieną sukurkite paskutinį komunikacijos šuolį. Tai turėtų būti kažkas, kas sukuria skubos jausmą: „Liko tik 10 dienų!”, „Paskutinė galimybė užsiregistruoti”, „Beveik pasiruošę – nepraleiskite!”.

Ketvirtoji savaitė: finišo tiesioji ir paskutinės minutės panika

Gerai, dabar jūs tikriausiai šiek tiek panikoj. Tai normalu. Kiekvienas projektas turi tą akimirką, kai atrodo, kad viskas subyrės. Bet štai paslaptis: jei atlikote darbą per pirmąsias tris savaites, jūs iš tikrųjų esate geresnėje padėtyje, nei manote.

Dvidešimt pirmą ir dvidešimt antrą dienas sutelkite dėmesį į logistiką. Sukurkite išsamų grafik ką kas daro ir kada. Ne apytikslį planą, o minutės tikslumu: kas atvyksta 8:00 val. pastatyti stalų, kas 8:30 val. atneša maistą, kas 9:00 val. patikrina garso sistemą. Atspausdinkite šį grafiką ir duokite visiems.

Delegavimas yra jūsų geriausias draugas. Jei dar bandote viską daryti patys, sustokite. Dabar. Žmonės nori padėti, bet jiems reikia konkrečių užduočių. Ne „padėk su renginiu”, o „ar gali atvežti 5 paketus vienkartinių puodelių ir būti prie registracijos stalo nuo 10 iki 11 val.?”.

Dvidešimt trečią ir dvidešimt ketvirtą dienas padarykite „sausą repeticij ą” – bent jau protiškai. Pereikite per visą projekto eigą nuo pradžios iki pabaigos. Kur gali kilti problemų? Kas gali nepavykti? Paruoškite sprendimus iš anksto.

Dvidešimt penktą dieną susisiekite su visais partneriais ir savanoriais, kad patvirtintumėte jų dalyvavimą. Taip, gali atrodyti pernelyg atsargiai, bet geriau patikrinti nei sužinoti paskutinę minutę, kad kas nors pamiršo.

Dvidešimt šeštą ir dvidešimt septintą dienas tvarkykite smulkmenas. Tai tos mažos detalės, kurios daro skirtumą: ženkleliai su vardais, nuorodos, dekoracijos, atsarginės baterijos, pirmos pagalbos rinkinys, kontaktinių asmenų sąrašas.

Dvidešimt aštuntą dieną – nieko nedarykite. Rimtai. Pailsėkite. Jums reikia energijos paskutinėms dviem dienoms. Jei vis dar bandote organizuoti dalykus likus 48 valandoms, greičiausiai jau per vėlu ką nors keisti. Pasitikėkite savo pasiruošimu.

D diena: kai viskas vyksta (arba ne viskas vyksta pagal planą)

Štai ir atėjo ta diena. Ir žinokite ką? Kažkas tikrai nueis ne pagal planą. Visada taip būna. Bet tai nesvarbu, nes jūs esate pasiruošę.

Atvykite anksčiau nei visi kiti. Bent valanda anksčiau. Tai suteiks jums laiko susiorientuoti, išspręsti pirmąsias nenumatytas problemas ir būti ramiam, kai pradės rinktis kiti žmonės.

Jūsų nuotaika nulems visos komandos nuotaiką. Jei jūs stresavęs ir panikoj, visi kiti bus stresavęsi ir panikoj. Jei jūs ramus ir pozityvus (net jei viduje šiek tiek nervinatės), kiti bus ramūs ir pozityvūs. Tai lyderystė – ne viską žinoti, o išlaikyti ramybę, kai viskas atrodo chaotiška.

Kai kyla problemų – o jos kils – neieškokite kaltų. Tiesiog spręskite. Neveikia mikrofonas? Naudokite megafoną arba prašykite žmonių prisiartinti. Nepristatė kėdžių? Žmonės gali stovėti arba sėdėti ant žolės. Kiekviena problema turi sprendimą, jei nesigąsdinate.

Dokumentuokite viską. Darykite nuotraukas, filmuokite video, rašykite užrašus. Tai ne tik prisiminimai – tai įrodymas, kad padarėte kažką tikro. Tai medžiaga būsimiems projektams, ataskaitoms rėmėjams, ir įkvėpimui kitiems.

Ir pats svarbiausias patarimas: mėgaukitės akimirka. Dirbote sunkiai 29 dienas tam, kad ši diena įvyktų. Nesukitės tiek, kad pamirštumėte pajusti pasitenkinimą matydami, kaip jūsų vizija tampa realybe.

Pirmosios 48 valandos po projekto: kodėl tai dar nesibaigė

Projektas baigtas, visi išėjo namo, ir jūs tikriausiai norite tiesiog nugriūti į lovą. Bet palaukite – dar yra keli svarbūs dalykai, kuriuos turite padaryti, kol viskas dar švieži atmintyje.

Pirmiausia – padėkite visiems. Ir aš nekalbu apie bendrą „ačiū visiems” Facebook’e. Asmeninės padėkos žinutės kiekvienam savanoriui, partneriui, rėmėjui. Tai užtrunka gal valandą, bet sukuria neįtikėtiną gerą valią būsimiems projektams.

Antra – surinkite atsiliepimus, kol žmonės dar prisimena detales. Paprastas klausimynas arba net tik keletas klausimų el. laiške: Kas patiko? Kas galėjo būti geriau? Ką norėtumėte matyti ateityje? Šie atsakymai yra auksas jūsų kitam projektui.

Trečia – padarykite komandos „post-mortem” susitikimą (nors man labiau patinka vadinti tai „ko išmokome” sesija). Kas veikė puikiai? Kas buvo sunkiau nei tikėjotės? Ką darytumėte kitaip? Užrašykite viską, nes po mėnesio užmirsite 90% šių pamokų.

Pasidalinkite savo sėkmės istorija. Parašykite apie projektą vietinėje spaudoje, socialiniuose tinkluose, bendruomenės forumuose. Tai ne giriamasi – tai įkvepia kitus žmones imtis savo projektų. Ir tai kuria jūsų reputaciją kaip žmonių, kurie iš tikrųjų įgyvendina dalykus.

Galiausiai – švęskite! Nueikite su komanda į barą, kavinę ar tiesiog susirinkite kieno nors namuose. Pripažinkite, ką pasiekėte. Trisdešimt dienų nuo idėjos iki įgyvendinimo – tai nėra mažas dalykas.

Kai 30 dienų tampa įpročiu: kaip kurti momentumą bendruomenėje

Štai kur tampa tikrai įdomu. Kai sėkmingai užbaigiame vieną 30 dienų projektą, staiga kiti žmonės pradeda galvoti: „Hm, gal ir aš galėčiau kažką panašaus padaryti?”. Ir būtent taip bendruomenės transformuojasi – ne per vieną didžiulį projektą, o per daug mažesnių, greitų iniciatyvų.

Geriausias dalykas apie 30 dienų modelį yra tai, kad jis yra kartojamas. Galite daryti keturis tokius projektus per metus ir vis tiek turėti daug laisvo laiko. Arba galite įkvėpti kitus žmones vadovauti savo 30 dienų projektams, o jūs tiesiog padėsite.

Sukurkite bendruomenės projektų „receptų knygą”. Dokumentuokite savo procesą taip, kad kiti galėtų juo sekti. Kokie buvo jūsų žingsniai? Kokių klaidų išvengti? Kokie šablonai ar įrankiai padėjo? Tai tampa bendruomenės turtu, kuris leidžia žmonėms lengviau pradėti.

Kai matote, kad kažkas kitas turi idėją, pasiūlykite padėti jiems pritaikyti 30 dienų modelį. Nebūtinai turite būti projekto lyderis – galite būti mentoriumi ar patarėju. Pasidalinkite tuo, ko išmokote, ir padėkite jiems išvengti įprastų spąstų.

Ir štai ko nedarykite: nebandykite kiekvieno projekto paversti didžiule organizacija su valdyba, įstatais ir formaliais susirinkimais. Kai kurie projektai gali būti tiesiog… projektai. Jie įvyksta, jie yra nuostabūs, ir tada jie baigiasi. Tai gerai. Ne viskas turi tapti institucija.

Bendruomenės energija yra banga – ji ateina ir išeina. 30 dienų modelis leidžia jums joti tą bangą, kai ji yra stipri, ir nesijausti kaltiems, kai reikia pertraukos. Tai tvarus būdas kurti pokyčius be perdegimo.

Kai viskas sueina į vieną: nuo svajotojų iki veikėjų

Žinote, kuo skiriasi svajonė nuo projekto? Projektas turi terminą. Ir 30 dienų terminas yra pakankamai trumpas, kad išlaikytų jus sąžiningus, bet pakankamai ilgas, kad padarytumėte kažką prasmingo.

Per pastaruosius kelerius metus mačiau, kaip šis metodas transformavo bendruomenes. Mažas miestelis, kuris manė, kad nieko negalima pakeisti, staiga turi gėlių sodą, mėnesinį kino vakarą ir vaikų meno programą – visa tai pradėta ir užbaigta per 30 dienų ciklus. Kiekvienas projektas įrodė, kad pokyčiai yra įmanomi, ir tai įkvėpė kitą projektą.

Gražiausia tai, kad nereikia būti ekspertu, turėti daug pinigų ar specialių įgūdžių. Reikia tik noro kažką pakeisti, noro suburti kelis žmones ir noro įsipareigoti 30 dienų. Tai tiek. Viskas kita – logistika, resursai, planai – išsisprendžia pakeliui.

Taip, bus sunkių dienų. Bus akimirkų, kai norėsite viską mesti. Bus nenumatytų problemų ir paskutinės minutės krizių. Bet kai stovite projekto pabaigoje ir matote, ką sukūrėte – kai matote žmonių veidus, kai girdite jų padėkas, kai jaučiate bendruomenės energiją – suprantate, kad kiekviena iš tų 30 dienų buvo verta.

Ir štai ko niekas jums nepasakys apie bendruomenės projektų vadovavimą: tai pakeičia ne tik jūsų bendruomenę, bet ir jus pačius. Tampate žmogumi, kuris ne tik kalba apie problemas, bet jas sprendžia. Tampate žmogumi, kuris įkvepia kitus. Tampate žmogumi, kuris įrodo, kad 30 dienų pakanka pasauliui pakeisti – bent jau jūsų pasaulio kampeliui.

Taigi, kokia ta idėja, kuri jau kurį laiką sukasi jūsų galvoje? Kokį projektą galėtumėte pradėti kitą pirmadienį? Kas būtų, jei per 30 dienų jūsų bendruomenė būtų šiek tiek geresnė, spalvingesnė, draugiškesnė vieta? Nebūtų nuostabu tai išsiaiškinti?

Laikas nustoti svajoti ir pradėti planuoti. Jūsų 30 dienų prasideda dabar.